Gesetzliche Pflichtangaben auf Rechnungen

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Verfasst von Letztes Update am

Die Rechnungserstellung ist ein wichtiger Baustein für eine ordnungsgemäßen Buchführung. Dabei ist es wichtig, einige Aspekte zu Berücksichtigen – darunter die Einhaltung der gesetzlich vorgeschriebenen Pflichtangaben auf den ausgestellten Rechnungen. Das Gesetz sieht knapp ein Dutzend Angaben vor, die zwingend angegeben werden müssen. Wir haben die Mindestanforderungen gesammelt und in einer Übersicht wiedergegeben.

Checkliste: Pflichtangaben für eine Rechnung

Die Pflichtaufgaben, die in einer Rechnung aufgeführt werden müssen, sind im § 14 UStG definiert.

Im folgenden eine Übersicht über alle vorgeschriebenen Pflichtangaben, die in einer Rechnung berücksichtigt werden müssen:

  1. Den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers,
  2. die dem leistenden Unternehmer vom Finanzamt erteilte Steuernummer oder die ihm vom Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) erteilte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer,
  3. das Ausstellungsdatum,
  4. eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben wird (Rechnungsnummer),
  5. die Menge und die Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung,
  6. den Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung; in den Fällen des Absatzes 5 Satz 1 den Zeitpunkt der Vereinnahmung des Entgelts oder eines Teils des Entgelts, sofern der Zeitpunkt der Vereinnahmung feststeht und nicht mit dem Ausstellungsdatum der Rechnung übereinstimmt,
  7. das nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen aufgeschlüsselte Entgelt für die Lieferung oder sonstige Leistung (§ 10) sowie jede im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts, sofern sie nicht bereits im Entgelt berücksichtigt ist,
  8. den anzuwendenden Steuersatz sowie den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag oder im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt,
  9. in den Fällen des § 14b Abs. 1 Satz 5 einen Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des Leistungsempfängers und
  10. in den Fällen der Ausstellung der Rechnung durch den Leistungsempfänger oder durch einen von ihm beauftragten Dritten gemäß Absatz 2 Satz 2 die Angabe „Gutschrift”.

Muster: Rechnung mit allen Pflichtfeldern

Anbei eine Musterrechnung, in der die gemäß der oben beschriebenen Pflichtangaben erstellt wurden. Bei der Verwendung des Musters, musst du die Angaben anpassen.

Rechnung Kleinunternehmer

Als Kleinunternehmer darfst in einer Ausgestellten Rechnung keine Umsatzsteuer ausweisen. Weiter, musst du den Grund für das Fehlen der nicht ausgewiesenen Umsatzsteuer angeben. Dieser Grund kann auf der Rechnung wie folgt benannt werden:

„Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“

Dies ist nur ein Beispiel und keine gesetzte Formulierung.

Muster: Rechnung mit allen Pflichtfeldern für Kleinunternehmer

Wir stellen dir eine Musterrechnung für Kleinunternehmer in verschiedenen Formaten zur Verfügung. Natürlich musst du die Angaben gemäß deiner erbrachten Leistungen anpassen. In der Musterrechnung für Kleinunternehmer wird keine Umsatzsteuer ausgewiesen.

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