Gesetzliche Pflichtangaben auf Rechnungen

Die Rech­nungs­er­stel­lung ist ein wich­ti­ger Bau­stein für eine ord­nungs­ge­mä­ßen Buch­füh­rung. Dabei ist es wich­tig, eini­ge Aspek­te zu Berück­sich­ti­gen – dar­un­ter die Ein­hal­tung der gesetz­lich vor­ge­schrie­be­nen Pflicht­an­ga­ben auf den aus­ge­stell­ten Rech­nun­gen. Das Gesetz sieht knapp ein Dut­zend Anga­ben vor, die zwin­gend ange­ge­ben wer­den müs­sen. Wir haben die Min­dest­an­for­de­run­gen gesam­melt und in einer Über­sicht wiedergegeben.

Checkliste: Pflichtangaben für eine Rechnung

Die Pflichtaufgaben, die in einer Rechnung aufgeführt werden müssen, sind im § 14 UStG definiert.

Im fol­gen­den eine Über­sicht über alle vor­ge­schrie­be­nen Pflicht­an­ga­ben, die in einer Rech­nung berück­sich­tigt wer­den müssen:

1. Den voll­stän­di­gen Namen und die voll­stän­di­ge Anschrift des leis­ten­den Unter­neh­mers und des Leistungsempfängers,
2. die dem leis­ten­den Unter­neh­mer vom Finanz­amt erteil­te Steu­er­num­mer oder die ihm vom Bun­des­zen­tral­amt für Steu­ern (BZSt) erteil­te Umsatzsteuer-Identifikationsnummer,
3. das Aus­stel­lungs­da­tum,
4. eine fort­lau­fen­de Num­mer mit einer oder meh­re­ren Zah­len­rei­hen, die zur Iden­ti­fi­zie­rung der Rech­nung vom Rech­nungs­aus­stel­ler ein­ma­lig ver­ge­ben wird (Rech­nungs­num­mer),
5. die Men­ge und die Art (han­dels­üb­li­che Bezeich­nung) der gelie­fer­ten Gegen­stän­de oder den Umfang und die Art der sons­ti­gen Leistung,
6. den Zeit­punkt der Lie­fe­rung oder sons­ti­gen Leis­tung; in den Fäl­len des Absat­zes 5 Satz 1 den Zeit­punkt der Ver­ein­nah­mung des Ent­gelts oder eines Teils des Ent­gelts, sofern der Zeit­punkt der Ver­ein­nah­mung fest­steht und nicht mit dem Aus­stel­lungs­da­tum der Rech­nung übereinstimmt,
7. das nach Steu­er­sät­zen und ein­zel­nen Steu­er­be­frei­un­gen auf­ge­schlüs­sel­te Ent­gelt für die Lie­fe­rung oder sons­ti­ge Leis­tung (§ 10) sowie jede im Vor­aus ver­ein­bar­te Min­de­rung des Ent­gelts, sofern sie nicht bereits im Ent­gelt berück­sich­tigt ist,
8. den anzu­wen­den­den Steu­er­satz sowie den auf das Ent­gelt ent­fal­len­den Steu­er­be­trag oder im Fall einer Steu­er­be­frei­ung einen Hin­weis dar­auf, dass für die Lie­fe­rung oder sons­ti­ge Leis­tung eine Steu­er­be­frei­ung gilt,
9. in den Fäl­len des § 14b Abs. 1 Satz 5 einen Hin­weis auf die Auf­be­wah­rungs­pflicht des Leis­tungs­emp­fän­gers und
10. in den Fäl­len der Aus­stel­lung der Rech­nung durch den Leis­tungs­emp­fän­ger oder durch einen von ihm beauf­trag­ten Drit­ten gemäß Absatz 2 Satz 2 die Anga­be „Gut­schrift”.

Muster: Rechnung mit allen Pflichtfeldern

Anbei eine Mus­ter­rech­nung, in der die gemäß der oben beschrie­be­nen Pflicht­an­ga­ben erstellt wur­den. Bei der Ver­wen­dung des Mus­ters, musst du die Anga­ben anpassen.

Rechnung Kleinunternehmer

Als Klein­un­ter­neh­mer darfst in einer Aus­ge­stell­ten Rech­nung kei­ne Umsatz­steu­er aus­wei­sen. Wei­ter, musst du den Grund für das Feh­len der nicht aus­ge­wie­se­nen Umsatz­steu­er ange­ben. Die­ser Grund kann auf der Rech­nung wie folgt benannt werden:

„Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“

Dies ist nur ein Bei­spiel und kei­ne gesetz­te Formulierung. 

Muster: Rechnung mit allen Pflichtfeldern für Kleinunternehmer

Wir stel­len dir eine Mus­ter­rech­nung für Klein­un­ter­neh­mer in ver­schie­de­nen For­ma­ten zur Ver­fü­gung. Natür­lich musst du die Anga­ben gemäß dei­ner erbrach­ten Leis­tun­gen anpas­sen. In der Mus­ter­rech­nung für Klein­un­ter­neh­mer wird kei­ne Umsatz­steu­er ausgewiesen.