Gesetzliche Pflichtangaben auf Rechnungen — die Checkliste 2026.

Die 10 Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG

Jede Rechnung über 250 € (brutto) muss in Deutschland diese zehn Angaben enthalten. Fehlt nur eine, ist die Rechnung formell unwirksam.

Erläuterung — was die Pflichtangaben wirklich bedeuten

Name & Anschrift (1 + 2)

Ein Postfach reicht nicht — die ladungsfähige Anschrift ist Pflicht. Bei Einzelunternehmen reicht Vor- + Nachname, bei GmbH/UG der eingetragene Firmenname inkl. Rechtsform. Abkürzungen wie „M. Mustermann" sind formell angreifbar.

Steuernummer oder USt-IdNr. (3)

Eines von beiden ist Pflicht, nicht beides. Wer EU-grenzüberschreitend liefert, braucht zwingend eine USt-IdNr. Im reinen Inlandsgeschäft reicht die vom Finanzamt vergebene Steuernummer (Format: 12/345/67890 oder ähnlich, abhängig vom Bundesland).

Rechnungsnummer (5)

Sie muss einmalig sein und fortlaufend vergeben werden — Lücken müssen erklärbar sein. Üblich sind Schemata wie 2026-001, RG-26042 oder kombiniert nach Kunde. Excel-Tabellen sind grenzwertig, weil leicht manipulierbar — eine echte Rechnungssoftware ist sicherer.

Leistungsdatum (7)

Wann wurde die Leistung erbracht? Wenn es identisch mit dem Ausstellungsdatum ist, reicht der Hinweis „Leistungsdatum entspricht Rechnungsdatum". Bei langfristigen Projekten: Leistungszeitraum (z. B. „01.04.–30.04.2026").

Steuer-Aufschlüsselung (8 + 9)

Hat eine Rechnung Posten mit unterschiedlichen Steuersätzen (z. B. Gastronomie: 7 % Speisen + 19 % Getränke), müssen die Nettobeträge je Steuersatz separat ausgewiesen werden — inklusive separatem Steuerbetrag pro Satz.

Kleinunternehmer-Spezialregeln (§ 19 UStG)

Als Kleinunternehmer (Umsatz im Vorjahr ≤ 22.000 €, im laufenden Jahr ≤ 50.000 €) weist du keine Umsatzsteuer aus. Trotzdem gelten die Pflichtangaben — mit zwei Anpassungen:

Diese Formulierung muss wörtlich oder sinngemäß auf jeder Rechnung stehen, sonst beanstandet der Empfänger (zurecht). Übliche Varianten: „Kein Ausweis von Umsatzsteuer gemäß § 19 UStG", „Umsatzsteuerbefreit als Kleinunternehmer (§ 19 UStG)".

Steuernummer ist trotzdem Pflicht. Die USt-IdNr. brauchst du nur, wenn du im EU-Ausland liefersst — beantragen kannst du sie kostenlos beim Bundeszentralamt für Steuern. Im reinen DE-Geschäft reicht die normale Steuernummer.

Kleinbetragsrechnungen bis 250 € (§ 33 UStDV)

Bei Rechnungen bis 250 € brutto reduziert sich die Pflicht auf vier Angaben:

• Name & Anschrift des leistenden Unternehmers
• Ausstellungsdatum
• Menge & Art der Leistung
• Brutto-Entgelt + Steuersatz (oder Hinweis auf Steuerbefreiung)

Empfängerdaten, Rechnungsnummer und Steuernummer sind nicht zwingend. Praktisch im Einzelhandel und in der Gastro.

Achtung im B2B: Wer als Empfänger Vorsteuerabzug ziehen will, braucht oft trotzdem die vollen Angaben. Bei Geschäftsverkehr also lieber gleich vollständig ausstellen — auch bei Kleinbeträgen.

E-Rechnungs-Pflicht ab 2025

Seit dem 01.01.2025 müssen alle B2B-Unternehmen in Deutschland in der Lage sein, strukturierte elektronische Rechnungen (XRechnung, ZUGFeRD 2.x) zu empfangen. Die Versandpflicht für E-Rechnungen tritt gestaffelt in Kraft:

Wichtig: Reine PDF-Rechnungen gelten nicht als E-Rechnung — auch nicht mit eingebettetem XML. Erforderlich ist ein strukturiertes Format nach EN 16931 (in DE: XRechnung oder ZUGFeRD ab Version 2.0.1 Profil EN 16931).

B2C-Rechnungen (an Privatkunden) sind von der E-Rechnungs-Pflicht ausgenommen — hier reicht weiterhin PDF oder Papier.

Die häufigsten Fehler — und ihre Folgen

Muster-Rechnung (Regelbesteuerung & Kleinunternehmer)

Zwei Mini-Beispiele, an denen sich alle Pflichtangaben sauber durchspielen lassen:

FAQ — Häufige Fragen zu Pflichtangaben